ARCA simplificó las reglas para conservar y eliminar legajos aduaneros y actualizó los controles sobre el auto-archivo. La documentación podrá destruirse después de la prescripción sin autorización previa, salvo que esté vinculada con procedimientos administrativos o judiciales en curso.
La Agencia de Recaudación y Control Aduanero modificó el régimen de depositario fiel de documentación aduanera y eliminó exigencias formales para su destrucción una vez cumplido el plazo legal de conservación. La medida alcanza a los declarantes responsables de resguardar los legajos de las destinaciones y operaciones aduaneras.
La Resolución General 5900/2026, publicada el 24 de septiembre, entra en vigencia ese mismo día. Sin embargo, dispone expresamente que la implementación seguirá el cronograma que ARCA publique en el micrositio Depositario Fiel. Por eso, la fecha de vigencia no debe confundirse con la puesta en funcionamiento simultánea de todos los cambios operativos.
El declarante podrá conservar y digitalizar sus documentos directamente, mediante la modalidad de auto-archivo, o utilizar un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD) habilitado por el organismo. En ambos casos mantiene su responsabilidad como depositario fiel.
Cuándo se podrá destruir la documentación
El nuevo artículo 5 de la RG 2721 establece que los legajos deben conservarse hasta que opere la prescripción de la acción del Fisco correspondiente a la destinación u operación. La resolución no fija un plazo único de años aplicable indistintamente a todos los documentos.
Finalizado ese período, quien tenga a su cargo la guarda podrá disponer de la documentación y destruirla por el método que considere conveniente, bajo su exclusiva responsabilidad. Ya no deberá pedir autorización, efectuar una notificación previa ni contar con veedores.
La excepción es la documentación vinculada con un procedimiento administrativo o judicial en curso: debe mantenerse hasta su finalización. Para las operaciones anteriores al 3 de agosto de 2009 cuyo archivo está a cargo del organismo, continuará aplicándose la Disposición AFIP 455/1998 y sus modificatorias.
La simplificación no elimina los deberes de guarda ni de digitalización durante el período exigible. El nuevo anexo del auto-archivo conserva condiciones de acceso, seguridad física, detección y extinción de incendios y control de plagas, además de exigir reproducciones íntegras y legibles del frente y dorso de los documentos.
La totalidad de la documentación deberá digitalizarse y remitirse electrónicamente dentro de los cinco días hábiles siguientes a su retiro. Para la modalidad Web Service se agregan requisitos de integridad de la información, contingencia, consulta permanente y pistas de auditoría. Los hechos imprevistos que alteren la documentación deben comunicarse al servicio aduanero dentro de las 24 horas de producidos.
Controles, inhabilitación y rehabilitación del auto-archivo
La resolución también sustituye el procedimiento para inhabilitar a los declarantes que incumplan los plazos de retiro o digitalización, o las condiciones físico-ambientales y tecnológicas. La evaluación se basará en una matriz de comportamiento, determinada en diciembre de cada año para elaborar el plan de auditorías del siguiente.
Antes de aplicar la inhabilitación, ARCA deberá intimar al declarante mediante el Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera (SICNEA). El interesado contará con diez días hábiles administrativos desde la notificación para subsanar el incumplimiento o presentar su descargo y ofrecer pruebas.
Si acredita la subsanación en tiempo y forma o se admite el descargo, las actuaciones se archivarán sin aplicar la medida. En caso contrario, la inhabilitación se instrumentará a través del Sistema Informático MALVINA. El organismo podrá ordenar el traslado total o parcial de los legajos y soportes de digitalización a un PSAD habilitado, dentro de un plazo máximo de 30 días corridos desde la notificación.
Una vez corregido el incumplimiento, el declarante podrá solicitar la rehabilitación mediante el Sistema Informático de Trámites Aduaneros (SITA). La autoridad deberá expedirse en quince días hábiles administrativos. Un rechazo fundado podrá impugnarse por la vía prevista en el Código Aduanero, sin impedir una nueva solicitud cuando se subsane efectivamente la situación.
ARCA fundamentó la reforma en las cargas operativas y económicas detectadas en los procedimientos de archivo y destrucción. Además de modificar las RG 2721 y 3069, la norma abroga las RG 2864, 4476, 4654 y 5043 y deroga disposiciones específicas de las RG 2987 y 3627.
